Aldus Theo Stals, accountmanager en planner bij MAINsupport.
Geen dag is hetzelfde voor het planningsteam van MAINsupport. Het ene moment kunnen er zes afspraken in de agenda staan, het andere moment heeft een klant monteurs nodig en is alle hens aan dek. Het planningsteam van MAINsupport bestaat uit de volgende personen:
John Theunissen, technisch directeur
Leroy Theunissen, regiomanager en dagelijkse leiding
Theo Stals, accountmanager en planner
Louk Vaassen, accountmanager en planner
In deze nieuwsbrief nemen wij u mee in de werkzaamheden van ons planningsteam.
Geen vast stramien in de weekplanning
Louk Vaassen, accountmanager en planner bij MAINsupport: “Het enige vaste stramien zien we op maandagochtend. Dan begint de week altijd met twee werkoverleggen waarin diverse taken worden verdeeld en afspraken worden gemaakt wie wat wanneer doet.
Maar nog voordat we gaan overleggen kan het zijn dat klanten acuut hulp nodig hebben of dat er in het weekend aanvragen zijn binnengekomen die onze directe aandacht vragen. Dan schalen we gelijk op en wordt er meteen gehandeld.”
Louk Vaassen
Wij zijn 24 uur per etmaal en 7 dagen per week bereikbaar
Is er een calamiteit bij onze klant of heeft onze monteur een hulpvraag, dan kunnen zij altijd het planningsteam van MAINsupport bereiken.
Dat telefoontje komt dan binnen via het algemene telefoonnummer van MAINsupport:
+31 475 302 416.
Dit nummer is 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar, omdat wij onze klanten, maar zeker ook onze monteurs op ieder noodzakelijk moment moeten kunnen helpen en te woord moeten kunnen staan.
Beschikbaarheid in kaart gebracht
Theo Stals, accountmanager en planner bij MAINsupport: "Kan een monteur niet worden ingezet bij een klant, dan neemt het planningsteam van MAINsupport zo vroeg mogelijk contact op met de betreffende klant om te overleggen hoe e.e.a. wordt opgelost. Is het voor de betreffende klant geen probleem dat de monteur in kwestie enkele dagen niet komt, dan is er voorlopig niets aan de hand.
Als blijkt dat deze klant niet zonder een monteur kan, dan gaan bij ons alle radertjes draaien en gaan wij op zoek naar een vervanger. Als alles lukt is deze vervanger binnen afzienbare tijd bij de klant op de plaats van bestemming. Wij weten namelijk op ieder moment precies welke eigen monteurs en welke zzp’ ers beschikbaar zijn, niet alleen in de lopende week, maar ook in de weken die daarop volgen.
Als helemaal niemand beschikbaar is, dan is er nog een alternatief. Dan kijken wij of we een van onze eigen monteurs voor één of meer dagen van een andere klant kunnen ‘lenen’. Uiteraard in nauw overleg met die klant.
Hebben we alles geprobeerd, maar lukt het desondanks niet om een vervanger te regelen, dan koppelen we dit zo snel mogelijk en open en eerlijk terug naar de klant. MAINsupport blijft zich dan voor 100% inzetten om alsnog op korte termijn een vervanger te regelen. Dat alles is een kwestie van intensief puzzelen."
Theo Stals
Start de week met een officeteam overleg
Standaard begint de maandagochtend bij MAINsupport met een officeteam overleg waar dan de volgende mensen bij aanwezig zijn:
John Theunissen, technisch directeur
John Leurs, algemeen directeur
Silvia van Emmerik, officemanager en dagelijkse leiding
Leroy Theunissen, regiomanager en dagelijkse leiding
Theo Stals, accountmanager en planning
Louk Vaassen, accountmanager en planning
Tijdens dit overleg wordt besproken hoe de afgelopen week heeft uitgezien en of er speciale zaken zijn waar rekening mee gehouden moet houden. Zijn er naar aanleiding van dit overleg nog actiepunten, dan worden deze acties onderling verdeeld en meteen opgepakt.
Het planningsoverleg
Na het officeteam overleg vindt het planningsoverleg plaats. Bij dat overleg zijn John Leurs en Silvia van Emmerik niet aanwezig, de rest wel.
Theo Stals: "We beginnen dat overleg met te kijken of er vragen zijn binnengekomen met betrekking tot de inzet van onze monteurs.
Die specifieke vragen komen dan binnen op ons mailadres: planning@mainsupport.nl.
Veel klanten mailen ons wel eens rechtstreeks, maar in feite is het veel handiger om alle mails naar dit planningsmailadres te sturen. Dat mailadres is namelijk ook 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar en alle planningsmedewerkers hebben inzage in alle aanvragen. Uw vraag wordt dan altijd zo snel mogelijk beantwoord. Da’s wel zo vertrouwd en efficiënt."
Taken verdelen
Tijdens dit overleg staan de volgende vragen centraal:
Staan er deze week cruciale zaken in de planning?
Bij welke klanten spelen speciale dingen zoals bijv. onderhoudsstops?
Welke monteur(s) staan deze week nog op 'vrij', welke acties moeten we daarvoor nog uitzetten en wie pakt die acties op?
Welke monteur(s) staan er volgende week nog op 'vrij', welke acties moeten we daarvoor nog uitzetten en wie pakt die acties op?
Hoe ziet de planning van volgende week en de week daarna uit? MAINsupport focust namelijk niet alleen op de lopende week, maar vooral op de weken die komen.
Tijdens het planningsoverleg worden taken verdeeld. Wat is prioriteit en wie pakt wat op? Vervolgens gaat iedereen aan de slag met zijn dag- en weektaken. Zo worden klanten gebeld en afspraken ingepland via ons klantensysteem AFAS. Maar soms worden ook zomaar klanten gebeld, om te checken hoe het gaat en of MAINsupport ergens mee kan helpen.
Planningen en beschikbaarheid op ons planbord
Louk Vaassen: "Zijn er monteurs nodig bij klanten, dan staat op ons planbord wie wanneer beschikbaar is en wie als eerste beschikbaar komt. Op dat planbord staan ook de relevante zaken die spelen bij klanten, zoals bijvoorbeeld projecten, regulier onderhoud en productiestops.
Naast de bezoeken aan klanten worden tegelijk ook bezoeken aan onze monteurs ingepland, acquisitie trajecten uitgezet en worden de planningen aanhoudend geactualiseerd. Zoals bijvoorbeeld ook de beschikbaarheid van de aangesloten zzp’ ers nauwkeurig wordt bijgehouden.
We bezoeken klanten gemiddeld ongeveer eens in de 4 weken. We vinden het namelijk belangrijk om nauw aangesloten te blijven en de klant meteen te kunnen helpen indien nodig.
Daarnaast willen we natuurlijk weten hoe onze monteurs het doen en of zij onze ondersteuning kunnen gebruiken. Daarbij werken we niet regio- of klantgebonden, maar gaat iedereen Limburg-breed de boer op om klanten te bezoeken. Wij moeten namelijk altijd 1-op-1 elkaars werk kunnen overnemen."
Weekindeling
Theo Stals: "Er is geen leidraad hoe een week voor het planningsteam verloopt, maar de taken die wij in deze nieuwsbrief benoemen vormen de absolute basis.
Iedere klant kan met elk technisch vraagstuk bij MAINsupport terecht. Wij kunnen onze klanten heel gericht helpen. Van het laten maken en produceren van onderdelen tot en met het leveren van monteurs.
Er kunnen allerlei werkzaamheden staan ingepland, als een klant belt en deze een of meer monteurs nodig heeft, dan heeft dat onze absolute prioriteit en komen we meteen in actie. Weg planning en volle kracht vooruit!"