Dat typeert Silvia van Emmerik, officemanager en dagelijkse leiding MAINsupport
Het is nu bijna vijf jaar geleden dat Silvia van Emmerik het officeteam van MAINsupport in Koningsbosch versterkte. In het begin was dat nogal wennen voor haar, werken in een mannenwereld waar ook nog eens alles al geregeld is. Toch voelde Silvia zich snel prima op haar plek bij MAINsupport en vielen vanaf het eerste moment steeds meer taken onder haar verantwoordelijkheid. Sinds de directeuren John Leurs en John Theunissen recentelijk een stapje terugdeden, heeft Silvia samen met Leroy Theunissen de dagelijkse leiding over MAINsupport.
Silvia van Emmerik
Duizendpoot Silvia van Emmerik: “Ik beheer voor MAINsupport de administratie en dat klinkt heel simpel. In de praktijk blijkt dat echter niet zo simpel te zijn, omdat veel facetten van de bedrijfsvoering door elkaar lopen. Wat ik dan zoal doe? Ik beantwoord de vragen van ons personeel, zorg ervoor dat de salarisadministratie klopt en dat iedereen op tijd zijn salaris krijgt, ben verantwoordelijk voor het debiteuren- en crediteurenbeheer, facturatie, stel samenwerkingsovereenkomsten op met klanten en ZZP’ers, houd ons AFAS systeem actueel en voer daarin eventueel gewenste aanpassingen door, ik voer samen met Leroy Theunissen functioneringsgesprekken met ons personeel, doe het verzuimbeheer en begeleid de ziekmeldingen, bestel en regel de bedrijfskleding, organiseer onze feesten, houd me bezig met communicatie, beheer het wagenpark, houd me bezig met het werven van nieuw personeel en de contacten met bureaus en dan zal ik vast tal van dingen nog niet hebben genoemd. Ik voel mij vaak een administratieve duizendpoot die veel bordjes in de lucht houdt. Maar het afwisselende werk vind ik heerlijk.”
Wekelijks kantooroverleg Voor de administratie begint de werkweek op maandagochtend met het kantooroverleg. Dat is het moment waarop zowel de directie, de mannen van de planning en Silvia van de administratie bij elkaar zitten om terug te blikken en vooruit te kijken. Zijn er meldingen binnengekomen in het weekend en wie pakt deze op?
“We bespreken veelal de dingen die zich de week ervoor hebben voorgedaan. Of dat er zaken niet duidelijk of veranderd zijn. Ik zorg ervoor dat de vergadering zo efficiënt mogelijk verloopt. Zijn er mensen ziek? Zijn er in het weekend spoedvragen binnengekomen? Zitten er nieuwe samenwerkingen aan te komen? Kortom: alles wat er speelt wordt tijdens het kantooroverleg besproken. Dat kan heel divers zijn.”
Aan de slag! Na het kantooroverleg blijft het team van de planning zitten om de planning door te nemen en gaat Silvia aan de slag met haar taken.
“Ik begin de week altijd met het bijwerken van de betalingen en het debiteurenbeheer. Vervolgens verwerk ik alle gewerkte uren van onze monteurs die afgelopen week onze klanten hebben geholpen. Daarna maak ik de verkoopfacturen. Zijn er binnengekomen vragen van medewerkers, dan neem ik deze in behandeling en overleg ik waar nodig intern met de directie of de planning. Het zijn hele diverse vraagstukken waar ik mij mee bezighoud.”
Aanspreekpunt voor monteurs “Of onze monteurs mij snel weten te vinden? Ik denk dat in de praktijk mensen gemakkelijker naar Leroy stappen met vragen, simpelweg omdat ze Leroy vaker op hun werkplek zien. Die staat iets dichterbij, juist omdat hij tijdens een klantenbezoek ook de aanwezige MAINsupport monteurs en ZZP’ers spreekt.
Zijn er vragen over loonstroken, verlof, personeelsregelingen, cao en cursussen? Dan weten onze monteurs dat ze bij mij moeten zijn.”
Overeenkomsten Silvia: “Ook het bepalen van onze tarieven hoort bij mijn takenpakket. Welke standaardtarieven hanteren wij, welke tarieven houden we aan en berekenen we? Wanneer gaan we onze tarieven verhogen, hoe doen we dat en waarom eigenlijk? Dat zijn vragen waar ik mij mee bezighoud. Plus het traject dat daarop volgt: iedereen informeren, overeenkomsten aanpassen en zorgen dat alles correct in ons systeem AFAS is verwerkt.
Vanaf het moment dat Theo Stals, Louk Vaassen of Leroy Theunissen bij een nieuwe klant zijn geweest, deze interesse heeft in een samenwerking en er een samenwerkingsovereenkomst tot stand is gekomen, dan ben ik aan de beurt. Ik zorg er dan voor dat overeenkomsten worden verwerkt, de juiste bedrijfsgegevens worden aangeleverd en ons AFAS-systeem is bijgewerkt.”
AFAS “Wij werken met het boekhoudsysteem AFAS en ik heb het functioneel beheer van dat systeem. Als een collega van ons officeteam bijvoorbeeld graag in het systeem een functionaliteit wil toevoegen, dan regel ik dat.
Voor AFAS hebben wij twee optimalisatiestappen in het vooruitzicht. Na de zomervakantie in september wordt een optimalisatie van ons pakket doorgevoerd en kunnen we nóg beter onze klantcontacten en –afspraken beheren. Op een later moment gaan we aan de slag met het digitaliseren van de urenbonnen. Dit doen we nu nog op papier. Aan de hand van deze urenbonnen worden salarissen uitbetaald en verkoopfacturen opgesteld. Als het werken met urenbonnen gedigitaliseerd wordt, dan is het belangrijk dat dit zó ingericht wordt, dat het voor iedereen een gemakkelijke werkwijze is.”
Vrouwelijke monteurs
Silvia: “Ik werk bijna vijf jaar bij MAINsupport en de tijd vliegt. Ik zit hier echt op mijn plek. Heb in het begin wel moeten wennen, maar ik vind het nu heerlijk hier.
Op dit moment ben ik de enige vrouw bij MAINsupport en ik zou het dan ook super leuk vinden als we bijvoorbeeld een aantal vrouwelijke monteurs zouden kunnen toevoegen aan ons team. Dat zal in de toekomst ook steeds meer gaan komen. Als we de mogelijkheid krijgen, dan gaan we voor een vrouwelijke monteur!”
Comentarios